Korábban megosztottam veletek néhány tippet-trükköt David Allen: Getting Things Done c. könyvéből. Most itt van még néhány – sőt elhoztam az első körös tapasztalataimat is.
[PLEASE SCROLL DOWN for the English version, and you can also read my “Welcome and sorry for my English” post here.]
A hatrétegű modell
- 0. szint (alapszint): a mindennapi teendők szintje
- 1. szint: az aktuális projektek, amik mellett elköteleződtünk (emlékeztek még a projekt definíciójára, ugye?)
- 2. szint: a fókusz és a felelősségvállalás területei
- 3. szint: hosszabb távú céljaink
- 4. szint: a jövőképünk
- 5. szint: az életcélunk és az életünk alapelvei
David Allen szerint, bár egy ideális világban, elméletben a felső szintek kell hogy meghatározzák az alsóbbak tartalmát: az életünk alapelvei kell hogy diktálják a jövőképünket, a jövőképünk szüli a céljainkat, a hosszú távú céljaink határozzák meg azt, hova irányítjuk a fókuszunkat, a fókusz segít kiválasztani az aktuális projektjeinket, és a projektjeink diktálják a mindennapos teendőinket.
Csakhogy…
Csakhogy a mindennapokban általában annyira elúszunk az apró-cseprő dolgokban, hogy még csak az aktuális projektjeink listáját sincs kapacitásunk átgondolni, nemhogy az életünk célján elmélkedjünk és az életünk minden területét ennek rendeljük alá.
Ahogy könyvében David Allen nagyon találóan megfogalmazta: ha süllyed a hajód, a legkevésbé sem érdekel, hogy közben merre néz.
Ezért David Allen azt javasolja, hogy a gyönyörű elmélettel szemben a gyakorlatban előbb alulról építkezzünk: előbb tegyünk rendet a mindennapos teendőink között, majd ha úgy érezzük, ezt a szintet magabiztosan kézben tartjuk, elkezdhetjük átgondolni az éppen futó projektjeinket. És így tovább: ahogy egyre magabiztosabban és egyre magasabb szinten érezzük, hogy a kezünkben tartjuk az életünk operatív szintjének irányítását, úgy tisztítjuk meg az utat azelőtt, hogy a magasabb szintekre tudjunk koncentrálni.
Az egyetemen az egyik tanáromtól hallottam egy szintén remek hasonlatot: nem mondhatod egy problémára, hogy túl kicsi, ha egyszer nagyon kínoz – gondolj csak a fogfájásra: milyen pici része az emberi testnek egy fog, de ha fáj, nem dönthetsz úgy, hogy nem foglalkozol vele. Mindenkinek az a jobb, ha előbb ez az “apróságot” rendezed el, és akkor nyugodtabban tudsz figyelni a magasztosabb dolgokra.
Getting Things Done – Alapszinten nálam
Szerettem volna még várni azzal, hogy megosszam a tapasztalataimat, hiszen annyira szárnybontogató még az, ahogy a rendszert használom. Úgy értem, mégis miről írhatnék nektek, amíg még egy rendes projektlistát sem tudtam összerakni?
De amikor David Allennek ezt a tanácsát olvastam arról, hogy előbb az alapszintet vonjuk az irányításunk alá és onnan építkezzünk, rájöttem, hogy tanulságos lehet az, ha megosztom a maga tökéletlenségében is azt a folyamatot, ahogy elkezdtem felépíteni a a GTD rendszert a magam számára.
GTD és bullet journal
Az áttörést számomra az hozta, amikor a Mi fán terem a bullet journal? cikkeimhez jópárszor végignéztem az eredeti bullet journal videót, hogy minél helytállóbban írhassam le nektek az alapfogalmakat, és egyszer csak a helyére kattant valami. Rájöttem, hogy a bullet journal és a GTD alapfogalmai között tökéletes párhuzamot tudok vonni – ami azt jelenti, hogy különösebb változtatás nélkül implementálni tudom a GTD rendszer alapszintjét abban a rendszerben, amit már most használok.
| GTD |
BULLET JOURNAL |
| Legyen egy “inbox” rendszered, amiben egy helyen gyűjtesz mindent, ami a figyelmedet igényli, legyen az kicsi, nagy, sürgős vagy távlati dolog. |
A napi oldalaidon használd gyorsjegyzetelés módszerét, ami segít egy helyen feljegyezni mindent, ami épp felmerül, legyen az teendő, ötlet, egy jövőbeli találkozó vagy valami, amit csak úgy meg szeretnél örökíteni. |
| Az inboxod tartalmának minden darabjáról tisztázd, mi az: van teendőd vele vagy nincs? Esetleg egy nagyobb projekt része? Valami, amit szeretnél megőrizni referenciaként? |
Használj felsorolásjeleket, hogy már a feljegyzéskor rendezd a gyorslistád tartalmát: pötty a teendőknek, vonal a megjegyzéseknek, kör az eseményeknek, találkozóknak. |
| Rendezd el az inboxod tartalmát: az időfüggő dolgokat (találkozók, határidők) sorold be a naptáradba, a nem időhöz vagy határidőhöz kötött teendőket írd fel kontextus szerinti teendőlistákra, listázd a jelenleg futó és a jövőbeli projektjeidet, a referenciaként megőrzendő forrásokat és ötleteket iktasd úgy, hogy később is könnyen hozzáférj. |
Használd a jövőterveződet és a havi oldalaidat az időfüggő dolgok (események és időhöz között teendők) rendezésére, használj tematikus gyűjteményeket minden másnak, amit listáznál. |
| Nézd át rendszeresen és tartsd karban mind az inboxodat, mind a teendő- és projektlistáidat. |
A napi oldalakról a félbemaradt teendőket migráld vagy ütemezd be (naponta, hetente, esetleg minden alkalommal, amikor új oldalra lapozol – ez rajtad áll). |
| Köteleződj el, használd a rendszeredet, hiszen arra van, hogy az életed minden területét lefedje, a legkisebb hétköznapi projektjeidtől a legnagyobb terveiden át. |
A bullet journal célja, hogy mindent egy füzetben fogjon össze, legyen a naplód, a határidőnaplód, a teendőlistád vagy a projektterveződ. |
Sokan arra használják a napi oldalaikat a bullet journaljukban, hogy (egyébként redundáns) napi teendőlistákat vezessenek rajtuk, de én ezt már azelőtt sem tettem, hogy David Allen kifejezetten ellenjavallotta volna a napi teendőlistákat. A napi oldalaimat csakis naplózásra használtam, de ahogy összeállt bennem ez a kép, szinte fejbevágott a felismerés: a napi oldalaim és a gyorsjegyzet nemcsak hogy tökéletesen alkalmas rá, de pontosan arra való, hogy az inboxom legyen!
Ezért elkezdtem így használni a bullet journalomat:
| GTD |
BULLET JOURNAL |
A gyakorlatban |
| Inbox |
Napi oldalak |
Ide jegyzek fel mindent, ami aznap felmerül, legyen az egy jövőbeli esemény, egy aznapi emlék, vagy egy teendő. |
| Naptár |
Jövőtervező, heti tervező |
Ide sorolom be a rövid- illetve hosszútávú, adott naphoz vagy időponthoz köthető eseményeket és teendőket. |
| Kontextus-alapú teendőlisták |
Gyűjtemények |
Ha úgy tetszik, gyűjteménykét, vagy úgy is mondhatjuk, hogy egyszerű, mezei teendőlistaként külön oldalakon vezetem azokat a teendőimet (a napi oldalaimról átemelve), amiket (végrehajtási módjuk szerint) “otthon”, “online” vagy “Sopronban” tudok elintézni. |
Ami elsőre hatalmas falatnak tűnt, már egyre természetesebben működik a kis zsebnaplómban: ha valmi felmerül vagy eszembe jut, csak feljegyzem ott, ahol a könyvjelzőm van (az aznapi oldalamon), néhány naponta, ha addig el nem intéződtek, besorolom őket a naptáramba vagy a teendőlistáimra, és – bár ez a rész még okoz nehézségeket – helyzettől függően böngészem a teendőlistáimat, hogy mit tudnék “épp most” elintézni.
Hogyan tovább?
Ez volt a 0. szint, a mindennapok szintje, a következő, az 1. pedig a futó és a jövőbeli/reménybeli projektek listájának kontroll alá vonását jelenti, és a heti áttekintő szeánsz meghonosítását az életünkben, ami segít egy lépést lépni hátra, egy kicsit egyben, jobban, aktuálisabban látni a teendőinket és projektjeinket, nemcsak a mindennapokban araszolva, hanem heti vagy akár havi léptékben gondolkodva.
Erre is vannak már ötleteim – amint legalább akkora magabiztossággal alkalmazom majd őket, mint a 0. szint elemeit, jelentkezem velük!
[ENGLISH VERSION]
GTD basics in my bullet journal
So here I come with my very first real post in English. I’m so excited! Are you?
In the last year or so I became the part of the amazing international planner / bullet journal community, and I recieved so much love, support, ideas and also opportunities for using my English, that I thought a planner theme would be perfect to go for my since-years dream and to start to share contents both in Hungarian and English on my blog. I shared a “Welcome and sorry for my English” post here, but again, please be patient with me, my English sucks here and there, but I’m doing my best. :)
So let’s dive in!
About the GTD method
I shared a few posts about the GTD idea before, but these are still in Hungarian only (and I don’t dare to make promises about translating them any soon), but for those who are not familiar with the book Getting Things Done by David Allen, and with the productivity and life-management system he’s introducing in it, I’d direct you to the source where I first heard of the GTD method: BohoBerry.com where you can read about how Kara met the GTD system, the basics gathered by her (with a bunch of cool printables and stuff), and how she implemented the system in her bullet journal.
The six layers of life and why it won’t work in the classical way for you
In his book David Allen shared the six layers of life, bottom up:
- Ground: Current actions
- Horizon 1: Current projects
- Horizon 2: Areas of focus and accountabilities
- Horizon 3: Goals
- Horizon 4: Vision
- Horizon 5: Purpose and principles
In theory, he says, your upper levels should determine your bottom ones: your purpose determines your vision, your vision gives you goals, your goals narrow your areas of focus, your focus shows your current projects, and your projects give you actions to do in your everyday life.
But life, usually, won’t work this way, at least you can’t start to reboot and rearrange your life top down. In most person’s life, we can’t really focus even on our open projects in the flow of the everyday todos, not mention the purpose of our lives!
“If your boat is sinking, you really don’t care in which direction it’s pointed!”, said David Allen. In other words, yes, your purpose of life should (through your vision, your focus, your goals, your projects) guide your everyday actions, but you can’t even hope to have a clear picture of your higher levels, if you are too busy fighting on ground level. You have to gain control over your everyday stuff first, than you can gain a clearer picture of all your projects you currently have or you wish to commit to in the future. If you are in control with your projects, you will probably already have a clearer picture of what your goals should be, and so on.
One of my professors at uni used this metaphor: you can’t ignore a problem saying it’s too little, if it bugs you, just as you can’t ignore an aching tooth, no matter how little it is. You have to take care of it first, and you can focus on bigger things only when your itsy-bitsy tooth and its big pain won’t demand the most of your attention.
Me and my ground level
Currently I’m trying to implement the GTD method in my life, but I’m doing my very first baby-steps and I really didn’t want to share my incomplete process here on my blog until I gain more confidence with it. (I didn’t even finish the book yet!)
But reading David Allen’s words of the importance of cleaning the ground level, I decided sharing my baby-steps and my current incomplete baby-system though.
GTD in my bullet journal
Lately I prepared a mini-series for my lovely readers about the bullet journal basics (again, still in Hungarian only, and I won’t make promises), and after watching the original tutorial like a dozen times, something just clicked in: I realized I can draw an exact equivalency between the GTD and the bujo terms.
| GTD |
BULLET JOURNAL |
| Capture everything that has your attention. Have an inbox where you can do this. |
Do rapid logging on your daily pages, log everything as you go, be it a task, a future event, a note, an idea, a quick journal-like entry. |
| Clarify what you captured: are they actionable, non-actionable? Are they time-specific or not time specific? Do your actionable items suggest a project? Are the non-actionable items something that you want to file as a reference? |
Use bullets. Dot for todos (actionable items), dash for notes (non-actionable items), circle for events (time-specific). |
| Organize your stuff into your calendar (if time-specific stuff), todo lists (if actionable but not time-specific stuff), current projects lists, future projects lists, reference lists. |
Use your future log / monthly log for schedulable events and todos, use collections (thematic lists) for everything else. |
| Regularly clear your inbox, keep your lists (your projects lists and your todo lists) up-to-date. |
From your daily pages move your unfinished tasks forward (migrate), schedule them in your calendar, or sort them into a collection. |
| Engage, use your system, review regularly, stay up-to-date with your lists. The GTD system is for managing all your life projects (be it little or big, personal or professional, current or future) together. |
Engage, use your system, your bullet journal is for collecting and keeping everything together in one book (be it a planning or journaling). |
Many people use their daily pages for keeping (redundant) todo lists, but I didn’t do it, long before David Allen suggested so. (Or at least long before I knew about David Allen’s advice. :)) I used my dailies for journaling only, but after my revelation, I realized that my dailies aren’t just fitting to be my inbox, they SHALL BE my inbox!
How I use the GTD method in my bullet journal
| GTD |
BULLET JOURNAL |
How |
| Inbox |
Daily log |
I capture everything that came up that day, be it a short-term todo, a future event, an idea, something I want to look into, or something I just want to capture and save about that day. |
| Calendar |
Future log and weekly spread |
I use them for organizing day-specific and time-specific events and todos (deadlines). |
| Context-based todo lists |
Collections |
You can call them collections, you can call them simply todo lists, the point is, I have a few of them, based on the context needed for perform the tasks on them (like “at home”, “in town” or “online”), and I sort my todos here pulled from my daily pages (unless I finished them in the meanwhile). |
What seemed to be so difficult at first (I can tell you I had a few really terrible first attempts on creating an inbox, that caused more stress than relief), turned out to be so simple when I figured out how to use my already existing system and well-known tools with only a bit adjusting.
What’s next?
That’s the ground level – there’s five more. Horizon 1: projects is the next. I already have a few ideas for my projects list and my weekly review to gain a clearer picture of not only the day-to-day stuff, but the horizon of a few weeks or months ahead. I promise I’ll share them (and hopefully not in Hungarian only :)) when I gained a bit more confidence with them too. Until then, I’m pretty sure you can catch a few peeks on my Instagram account. ;) See you there – and here too!
Kincsesfüzet 